Norme ISO 9001 : les trois changements à connaître en 2016

Une révolution apportant une dimension stratégique au management de qualité

C’est une révolution : la norme ISO 9001 vient d'être largement modifée et apporte désormais une dimension stratégique au management de la qualité. Zoom sur les changements et leurs conséquences pour les entreprises candidates.

La norme ISO 9001, c’est un peu la superstar de la certification. Créée en 1987 par l'Organisation internationale de normalisation (« ISO », en anglais), elle définit les principes d’un système de management de la qualité (SMQ), comme une forte orientation client, l’implication de la direction, l’amélioration continue… À ce jour, la certification ISO 9001 a été accordée à 1,1 million d'entreprises et entités publiques dans le monde. Bureau Veritas Certification est chargé de la délivrer.

Rappelons-le, la certification ISO 9001 apporte un avantage souvent décisif aux entreprises et organismes qui réussissent à l’obtenir : en les poussant à évaluer et éventuellement adapter leurs méthodes qualité, la certification leur assure que leurs produits et services sont constamment en phase avec les besoins de leurs clients, et que la qualité est en constante amélioration. Cette certification est une vraie garantie de qualité pour les parties prenantes, qui l’exigent d’ailleurs de plus en plus.

Pour être en phase avec notre société et notre économie, la norme ISO 9001 est révisée tous les six à huit ans. En 2008, la révision avait été très légère. En septembre 2015, en revanche, la norme a considérablement changé, et pris une orientation intéressante. « Les entreprises et organisations devront travailler sur de nouvelles thématiques pour préparer leur passage à l’ISO 9001:2015 », prévient Aurélie Gilotte, chef de projet chez Bureau Veritas Certification. Voici les trois principales nouveautés qu’il faut retenir.

1) Le contexte stratégique de l’entreprise sert de base

Auparavant, la norme ISO 9001 était surtout centrée sur le système de management de la qualité relatif à la fabrication ou à la production d'un service : quelles sont les relations avec les fournisseurs, l’implication du personnel, les démarches pour améliorer le service ?

Désormais, l’entreprise (ou l’organisme) « candidate » à l’ISO 9001:2015 doit faire le lien entre son système qualité et son « contexte », l’environnement économique dans lequel elle évolue : quelles sont les évolutions du marché et de la concurrence, les attentes des clients directs ou indirects ? Y a-t-il de nouvelles technologies disponibles, de nouvelles échéances réglementaires ?...

Deux axes pour les aider à évaluer ce « contexte », et à définir la manière dont elle le prend en compte :

  • Identifier les enjeux internes et externes de l’entreprise, en lien avec sa stratégie et sa performance : la législation, le marché, les brevets, les ressources naturelles…
  • Identifier les parties prenantes : au-delà des clients et des prestataires, il peut s’agir, par exemple du groupe auquel l’entreprise appartient, de ses salariés, du consommateur final, des banques qui la financent… Quels sont leurs besoins, leurs attentes ? Sont-ils clés pour le système qualité ?

Objectif : faire du système de management de la qualité un vrai outil de pilotage, qui dépasse les frontières de l'entreprise.

« Ces nouvelles exigences peuvent paraître contraignantes, notamment dans les petites structures, admet Aurélie Gilotte. Mais intégrer ces questions de stratégie dans le SMQ peut vraiment aider le développement d'une entreprise ».

Source : © Bureau Veritas Certification

2) Les risques et opportunités doivent être identifiés

Désormais, l'ISO 9001:2015 intègre explicitement la gestion des risques et opportunités dans le SMQ. Comment se prépare-t-on, par exemple, à une panne de la chaîne de production, des problèmes de communication, des grèves… « Les auditeurs vont intégrer cette approche comme fil conducteur de l’audit, poursuit Aurélie Gilotte. Ils s’assureront ainsi que les risques et opportunités sont bien pris en compte dans tous les process et à tous les niveaux de l’organisation. Et que le SMQ contient bien des dispositions efficaces pour que les risques soient supportables et que les opportunités soient saisies et concrétisées ».

3) La structure reprend celle des autres normes

La structure de la norme ISO 9001 version 2015 est organisée selon la « High level structure », qui sert désormais de base à la rédaction de toutes les normes ISO ; la norme ISO 14 001 (management environnemental) ou la future norme ISO 45 001 (sur le management de la santé et de la sécurité au travail) ont déjà adopté ce nouveau format : même vocabulaire, mêmes chapitres, même structure de rédaction des articles lorsqu’ils portent sur des exigences identiques…

Mine de rien, ce changement va simplifier la vie des responsables qualité. « Sur une bonne partie des éléments, qui sont similaires, ils n'auront plus besoin d'utiliser des termes ou des procédures spécifiques, analyse Aurélie Gilotte. Au global, les systèmes intégrés gagneront en cohérence ».

Quand et comment passer à l'ISO 9001 version 2015 ?

Aujourd'hui, les organisations qui passent un audit de suivi annuel, ou un audit de renouvellement (tous les trois ans) peuvent choisir entre la version 2008 ou la version 2015 de la norme. Mais à partir du 14 septembre 2018, les certificats ISO 9001 version 2008 ne seront plus valables.

Le plus tôt est le mieux. Pour les entreprises certifiées ISO 9001 version 2008, il faut savoir que la transition vers la version 2015 peut prendre plusieurs mois. « Les entreprises devront passer par plusieurs phases, détaille Aurélie Gilotte : diagnostic du système, plan d'action, formation des personnels impliqués dans le système qualité, préaudits internes… Il faut donc s'y prendre à l'avance, idéalement au moment d’un audit de renouvellement ou de suivi pour les organismes déjà certifiés ».

Peu importe la taille et le secteur de l’entreprise.

Bureau Veritas Certification a, par exemple attribué la certification ISO 9001:2015 à Euro Fum, un fabricant de fours industriels de 12 salariés implanté à Saint-Chamond (Loire), qui renouvelait son certificat. Idem pour l’usine de Crodarom, spécialisée dans la production d’extraits végétaux pour la cosmétique (53 personnes à Chanac, en Lozère). L’entreprise était déjà certifiée en sécurité et en a profité pour passer une certification ISO 14001:2015.

La norme ISO ne concerne pas uniquement les entreprises. Elle peut aussi être un atout pour les associations, les syndicats, ou les administrations. Le syndicat des vignerons des Côtes-du-Rhône a, par exemple, renouvelé en février sa certification ISO 9001 en passant la version 2015, après avoir mené un travail de fond sur le « contexte » autour du syndicat. Le certificat couvre trois bureaux.