Building In One, une révolution dans la gestion des immeubles - Vidéo

Pourquoi proposer un solution comme Building In One ?

Jean-François Le Gall (Key Account Manager, Bureau Veritas) : La gestion d’un bien immobilier génère d’innombrables documents : administratifs, techniques, de maintenance ou d’entretien, commerciaux, relatifs aux baux et leurs avenants, aux contrats d’assurance et de sous-traitance, aux sinistres…  Ces données, dans l’entreprise, sont bien souvent éparpillées dans différents services – commercial, technique, leasing, etc. – sans qu’aucun partage systématique des informations ne soit instauré. Dans un tel contexte, personne ne sait où trouver une information lorsqu’un collaborateur est absent, différentes versions d’un même document coexistent dans différents services de l’entreprise. C’est une situation que nous avons déjà constatée chez la plupart de nos clients.

Alors, nous avons conçu Building In One, une plateforme collaborative pour digitaliser, stocker et partager ces données : chacun contribue à l’alimenter, et chacun peut accéder aux informations dont il a besoin dans une version à jour. Mieux encore, Building in One gère aussi des plans d’actions, des alertes programmées sur mesure, et des indicateurs. Ainsi, une alerte pourra rappeler qu’un bail arrive prochainement à échéance, que telle maintenance doit être programmée, qu’une relance doit être envoyée à tel locataire…

Marc Bokobza (Directeur Asset Management Investisseurs Institutionnels France, DTZ Investors): En centralisant toute la documentation relative à un bâtiment, Building in One rationnalise et optimise sa gestion. Mais le choix d’une solution SaaS, dans le cloud, lui donne d’autres atouts. La plateforme, qui est accessible via un navigateur web dans le cloud, constitue une réponse à notre obligation de prévoir un plan de continuité de l’activité. Si nos bureaux étaient inutilisables suite à un sinistre, une simple connexion internet nous permettrait d’accéder (de façon sécurisée) à nos informations, et nos clients ne seraient aucunement affectés.

Building In One va donc bien au-delà de la rationalisation du stockage des données du bâtiment ?

Jean-François Le Gall : En effet, grâce aux alertes, notre plateforme est un outil de gestion proactive du bâtiment. Et donc, in fine, de valorisation du patrimoine.

Sébastien Lacourt (Directeur de projet Building in One, Bureau Veritas) : Building In One peut aller au-delà de la problématique des données du bâtiment. L’entreprise peut étendre son utilisation à d’autres domaines : la gestion des données relatives à sa flotte de véhicule, à ses espaces verts, ses contrats de surveillance, etc.

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Une alerte peut être liée à une échéance précise relative à un document, 3 mois avant l’échéance d’un bail par exemple. Mais pourquoi pas deux mois avant la date du prochain contrôle technique d’un véhicule ? De même, les indicateurs offrent une vue macroscopique à l’échelle d’un bâtiment, d’un ensemble de bâtiments ou de tout le portefeuille. L’entreprise peut ainsi connaitre, par exemple, le nombre de contrôles en retard sur le périmètre choisi… Ou tout aussi bien le nombre de contrôles techniques à passer dans l’année sur les véhicules de la flotte.

À quel type d’entreprise s’adresse particulièrement Building In One ? 

Jean-François Le Gall : Notre solution s’adresse à toute entreprise devant gérer un patrimoine immobilier ou des sites en location, incluant les commerces, hôtels, bureaux, usines, entrepôts… Parmi nos utilisateurs, nous avons des entreprises ou des asset managers gérant de très nombreux bâtiments, comme des entreprises ayant un seul site : leurs problématiques sont identiques. D’autre part, Building in one est utile dès la construction d’un immeuble, pour optimiser le partage des informations entre les différents intervenants.

Marc Bokobza : DTZ Investors est Asset Manager pour le compte de tiers, gérant des actifs en France et en Allemagne pour des investisseurs dédiés. Building In One répond entièrement à nos besoins. Il faut dire qu’en tant qu’utilisateur pilote, nous avons pu exprimer nos attentes, donner notre avis sur les fonctionnalités existantes ou en suggérer d’autres, durant deux ans de développement.

Cette solution nous offre une meilleure connaissance et une gestion plus fine des bâtiments, nous permet d’être plus efficaces, plus réactifs. Elle accompagne idéalement notre volonté de proximité avec le client et d’accompagnement dans la durée : deux points clés de notre stratégie, et qui nous différencient sur le marché.

Qui sont, dans l’entreprise, les utilisateurs de Building In One ?

Sébastien Lacourt : Toute personne ayant besoin d’accéder à des documents relatifs à un bâtiment, ou susceptible de générer ou mettre à jour ces documents, est un utilisateur potentiel. Et même au-delà de l’entreprise : Bureau Veritas peut ainsi « injecter » directement dans la base Building In One d’un client des rapports techniques dématérialisés.

Proposer un tel outil est ainsi, pour nous, une façon d’aider l’entreprise à valoriser son patrimoine, mais aussi de l’accompagner dans sa transformation numérique, sa stratégie de dématérialisation des documents et d’objectif zéro papier…

Guillaume Gentina (Directeur Associé, DTZ Investors) : Chez DTZ Investors, tout collaborateur est utilisateur potentiel de Builing In One, mais les partenaires, prestataires, clients et même les locataires le sont aussi.

Nous pouvons créer un compte utilisateur pour nos prestataires ou clients, afin qu’ils accèdent aux informations dont ils ont besoin, en toute transparence. Même nos clients investisseurs pan-européens pourront bénéficier de cet accès aux données qui les concernent, car la plateforme sera utilisée en France et pourrait éventuellement être utilisé par notre filiale à Londres. Enfin, dès septembre, nous commençons les formations des locataires, afin qu’ils puissent consulter le bail, les comités locataires et comités verts, le suivi des plans d’action de l’annexe verte, les audits de maintenance et techniques, le livret d’accueil, le règlement intérieur de l’immeuble, les rapports de maintenance mensuels...

Jean-François Le Gall : Bien sûr, à chaque utilisateur de Building In One est associé un profil qui détermine ses droits d’accès aux différentes informations. La direction générale, avec des droits complets, dispose d’une vision à 360° sur le bâtiment, avec toutes les informations relevant du technique, du juridique, du financier… Une vision globale dont elle ne disposait pas jusque-là !

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Pourquoi choisir Building In One ?

Marc Bokobza : D’abord pour les atouts de la solution. Mais aussi pour la rigueur de Bureau Veritas, héritée de son activité de contrôle réglementaire. Pour l’ergonomie de la solution. Ou encore pour son rapport qualité prix imbattable : la facturation, qui dépend des usages, est équitable et met cette solution performante à la portée des petites et grandes entreprises.

Enfin, choisir cette plateforme ne nous lie pas à Bureau Veritas pour le contrôle réglementaire : bien sûr, cela en fait un partenaire privilégié, mais ce n’est pas le seul bureau de contrôle auquel nous avons recours.